PRIVACY POLICY

当サイトをご利用の際には、必ずお読みください。

1. 1. 個人情報の内容と取得方法

   当社は、事業活動の実施にあたり、又は当サイト宛にお問合せいただいた場合、以下に記載するものを含む個人情報※を取得します（Cookie の取得に関する同意については別途、当サイトにて表示されるポップアップにより行わせていただきます）。

   − 氏名、住所、勤務先、勤務部署、役職、電話・FAX 番号、電子メールアドレス、銀行口座情報、クレジットカード番号、株主番号又は製品・サービスの契約者情報等

   ※個人事業主等の個人の場合で、支払調書作成事務及び源泉徴収票作成事務に利用する必要がある場合には、マイナンバーを取得させていただくことがあります。

2. 2. 利用目的

   当社は、取得した個人情報を以下に記載する目的の達成に必要な範囲で利用し、目的外使用を行いません。以下に記載する目的以外で個人情報を取り扱う必要がある場合には、別途本人の同意を取得した上で行います。

   （１）共通の個人情報の利用目的
   − 法令遵守のため
   − 当社の法的権利を行使又は保護するため
   − 合併、買収、売却その他当社の事業や財産に関係する取引が発生した場合、当該取引を実行するため

   （２）製品・サービスの利用者及びご関心をお持ちいただいた方の個人情報
   − 製品・サービスに関する各種情報（新製品・サービス、新機能、機能改善等）のご案内のため
   − セミナー・イベントのご案内のため
   − 取引情報の管理のため
   − 製品・サービスのメンテナンス、保守等に関する情報のご案内のため
   − カスタマーサポートの実施及びお問合せに対する回答のため
   − 製品・サービスに関するユーザーのご意見を伺うため
   − マーケティング施策及びカスタマーサポート施策の効果測定のため

   （３）当社のお取引先のご担当者様の個人情報の利用目的
   − お取引先情報の管理のため
   − 契約締結事務及び取引の実施に必要なご連絡のため
   − 請求・支払業務のため

   （４）IR関連の個人情報の利用目的
   − 会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため
   − 各種のIR（Investor Relations）施策実施のため
   − 各種法令に基づく届出・申請等のため
   − 株主のデータを作成する等、株主管理のため

3. 3. 第三者提供

   当社は、以下に記載する場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しません。

   − 他社と共催でのセミナー・イベント・展示会等を開催・出展した場合、共催の目的に必要な範囲で参加者の個人データを共催先に提供する場合
   − 法令に基づく場合
   − 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   − 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   − 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

4. 4. 委託

   当社は、個人データの取扱いの一部を外部に委託する場合があります。委託を行う場合には、社内規定に基づく選定プロセスにより相手先の調査及び個人データの保護水準を確認したうえで、機密情報保護を含む契約を締結して行います。また、契約締結後も、当該委託先における業務の運用状況について、必要に応じて監査・監督を行います。

5. 5. 共同利用

   当社は、以下の範囲で必要な場合に限り、個人データを（２）共同利用者の範囲で共同利用いたします。

   （１）共同利用する個人情報の項目
   「1. 取得する情報」に記載の項目

   （２）共同利用者の範囲
   東京貿易グループ会社

   （３）利用目的
   「2. 利用目的」に記載の目的

   （４）管理責任者
   東京貿易ホールディングス株式会社 代表取締役社⾧ 坪内 秀介

6. 6. 安全管理措置

   当社は、当サイトが保有する個人情報に関して適用される法令、規範を遵守するとともに、その取り扱う個人データの漏洩、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために取扱いに細心の注意を払い適切な方法で管理いたします。

   （１）基本方針の策定/社内規程の整備・運用
   − 個人データの取得、利用、提供等の段階ごとに、業務プロセス並びに責任者・担当者及びその任務等を定めて規定化し運用

   （２）組織的安全管理措置
   − インシデント発生の際の責任者及びリスク管理委員会事務局への報告連絡体制
   − 内部監査部門による個人データの取扱状況に関する定期的モニタリング

   （３）人的安全管理措置
   − 個人データの取扱いを含む情報管理に関する研修
   − 役職員に対して入退社時に秘密保持に関する誓約書を取得
   − 個人データ含む機密保持に関する事項を就業規則にて規定

   （４）物理的安全管理措置
   − 情報を重要度に応じて区分し、カードキー、セキュリティゲート、キャビネットの施錠等により保管・管理
   − 個人データを取り扱う機器、電子媒体についての取扱いを規定化し、個人データの滅失、漏洩及び毀損を防止
   − 個人データを取り扱う機器については全てパスワード及び暗号化を実施

   （５）技術的安全管理措置
   − 電子媒体の個人データについてアクセス権限やパスワードにより保護
   − 外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアに対するセキュリティ
   − 役職員の個人データ取扱い機器に対する常時モニタリング

   （６）外的環境の把握
   − 当社が個人データサービスの取扱いについてクラウドサービスを利用する場合、サービス提供事業者の所在国又は個人データが保存されるサーバが所在する国のいずれかが外国の場合、法令の適用される国の個人情報の保護に関する制度等を把握し、必要かつ適切な安全管理措置を実施

7. 7. 開示・訂正等・利用停止等の手続及び苦情の申出

   当社は、保有個人データの開示、保有個人データの内容の訂正、追加もしくは削除、保有個人データの利用の停止もしくは消去又は保有個人データの第三者への提供の停止の請求(以下「開示等の請求」といいます。)は、個人情報保護法上認められる範囲で対応いたします。開示等の請求又は当社の個人情報の取扱いに関する苦情の申出を行いたい場合は、「9.お問合せ先」に記載の窓口までご連絡ください。

8. 8. 本ポリシーの改定

   本ポリシーは、法令の改正、事業活動の変化等に応じて、予告なく改定されることがあります。あらかじめご了承ください。

9. 9. お問合せ先

   本ポリシーに関する各種問合せは、以下の窓口でお受けしています。

   お問い合わせ
   東京貿易ホールディングス(株) 法務部
   tbh-le@tokyo-boeki.co.jp

   2023年4月1日 改定